Estado impedido de exigir documentos já existentes nos serviços públicos

De acordo com o Despacho n.º 3790/2026 (IIª Série DR), de 24 de março, o Estado deixa de poder pedir aos cidadãos e às empresas documentos que já estejam na posse de outros serviços públicos.

Na prática, sempre que a informação já exista dentro da Administração Pública, passa a ser responsabilidade dos próprios serviços obtê-la internamente.

O Despacho é explícito ao determinar que as entidades “devem abster-se de solicitar […] documentos em posse de qualquer serviço e organismo da Administração Pública”, eliminando pedidos repetidos e redundantes.

Que entidades passam a estar obrigadas a cumprir esta regra

A grande novidade é o alargamento da regra a organismos com forte impacto económico.

Passam a estar abrangidas entidades como:
• Agência para o Desenvolvimento e Coesão;
• Estrutura de Missão “Recuperar Portugal”;
• Autoridades de gestão de fundos europeus;
• Direção-Geral da Economia;
• IAPMEI (incluindo empresas públicas participadas);
• AICEP – Agência para o Investimento e Comércio Externo de Portugal;• Agência para a Investigação e Inovação.

Estas entidades gerem incentivos, fundos europeus e apoio às empresas – áreas onde a burocracia tem sido mais criticada.

Os organismos referidos devem garantir a partilha de dados e documentos necessários à correta instrução e ao bom andamento dos procedimentos, nos quais se incluem procedimentos de candidaturas, que estejam a seu cargo, entre si e entre todos os restantes serviços e organismos da Administração Pública.

Em que situações deixa de ser necessário entregar documentos

Sempre que um documento já exista num serviço público – por exemplo, dados fiscais, certidões ou registos – o cidadão ou empresa deixa de ter de o apresentar novamente.

Mas há uma condição essencial: é necessário dar autorização. O acesso à informação depende do consentimento do titular, garantindo controlo sobre os dados.

Ou seja, o princípio é: menos papel, mas com controlo do cidadão.

O que muda na prática para empresas e cidadãos

Na prática, esta alteração pode significar:
• menos deslocações e pedidos de certidões;
• redução de custos administrativos;
• processos mais rápidos (sobretudo

Para as empresas, especialmente as que recorrem a apoios públicos, o impacto pode ser significativo ao reduzir atrasos e exigências burocráticas.

Que diploma é alterado por este despacho
O novo despacho altera o Despacho n.º 8312/2025, que já previa esta dispensa de entrega de documentos.
A diferença é que agora o Governo pretende garantir que a regra não fica apenas no papel, alargando-a e impondo a sua aplicação a mais entidades, sobretudo nas áreas económicas.

Qual é a base legal desta dispensa de documentos
A medida assenta no artigo 28.º-A do Decreto-Lei n.º 135/99, que estabelece que os serviços públicos devem organizar-se para não exigir aos cidadãos documentos que já existam na Administração.

O objetivo é claro: inverter a lógica tradicional em que o cidadão prova tudo, passando essa responsabilidade para o próprio Estado.

Por que motivo o Governo fez esta alteração agora
O despacho reconhece a necessidade de “assegurar uma aplicação uniforme” da regra, admitindo implicitamente que ela não estava a ser cumprida de forma consistente.
A mudança surge também num contexto de pressão para reduzir burocracia, sobretudo no acesso a fundos europeus e no apoio às empresas.

Quando entram em vigor estas regras
As novas regras entram em vigor imediatamente, na data da publicação do despacho, isto é, dia 24 de março.
Isto significa que, em teoria, os serviços abrangidos deixam desde já de poder pedir documentos que o próprio Estado já detenha.